Een sollicitatiebrief, een klantbrief of een andere zakelijke brief schrijven. Het is niet ieders ‘cup of tea’. Veel mensen vinden het schrijven van een brief lastig en tijdrovend. Toch kan dit communicatiemiddel, mits je de juiste toon en vorm gebruikt, veel aandacht trekken. Wil jij weten hoe je een brief schrijft waarmee je het gewenste effect bereikt? TextVast geeft je tips. 

Bepaal voor wie je je brief schrijft

Dit klinkt misschien logisch, maar toch denken nog te weinig mensen na over wie hun brief uiteindelijk in handen krijgt. Gek eigenlijk, want deze lezer moet jouw brief kunnen begrijpen, zodat hij of zij geïnspireerd raakt en de juiste actie kan ondernemen. Schrijf daarom vanuit het perspectief van de lezer. Wat zou hij of zij willen lezen? Welk taalgebruik vindt hij of zij prettig en bovenal: welke woorden zijn nodig om hem of haar te overtuigen? Pas hier je brief op aan.

Bepaal je doel

Naast het bepalen van je doelgroep, is het belangrijk om het doel van je brief duidelijk te krijgen. Weet jij precies wat je wilt zeggen? Wil je bijvoorbeeld inspireren of alleen iets mededelen? Moet de lezer gebruik maken van jouw aanbod of wil je alleen informeren? Pas als jij je boodschap helder hebt, weet je hoe deze kunt overbrengen op je lezer. Schrijf de kern van je boodschap in het begin. Zo weet je lezer het belang van de brief en is hij of zij sneller geneigd om verder te lezen.

Gebruik de juiste onderdelen

Heb je jouw doel en de doelgroep bepaald? Dan is het tijd om je brief te schrijven. Hoewel het bij het schrijven van een brief vaak neerkomt op creativiteit en originaliteit, is een brief altijd opgebouwd volgens een bepaald stramien. Zorg er daarom voor dat jouw brief de juiste onderdelen bevat. Het komt erg slordig over als je je brief niet begint met de afzender (jouw eigen gegevens). Naast de afzender bevat een brief de volgende onderdelen:

• Geadresseerde
• Briefgegevens (plaats en datum, kenmerk, onderwerp)
• Aanhef
• Brieftekst
• Afsluiting (eventueel met een ‘call to action’)

Maak gebruik van tussenkopjes en opsommingen

Heb je veel te vertellen? Voorkom dan dat je lezer het overzicht kwijtraakt en verstrikt raakt in een web van informatie. Dit kun je doen met behulp van tussenkopjes en opsommingen. Let er wel op dat je tussenkopje de lading van de alinea dekt. Misleid de lezer dus niet met een kop zonder dat je daadwerkelijk over dat onderwerp schrijft.

Laatste alinea? Maak duidelijk wat je van de lezer verwacht

Geef in de laatste alinea (nogmaals) aan wat je van de lezer verwacht. Schrijf een duidelijk ‘call to action’. Dit hoeft niet altijd letterlijk te betekenen dat je lezer actie moet ondernemen. Soms is het voldoende om te vermelden dat de lezer bij vragen contact op kan nemen. Dit is geheel afhankelijk van het doel van je brief.

Laat je brief tegenlezen

Last but not least: schrijf altijd eerst een conceptversie van je brief en laat deze tegenlezen. Soms ben je zo lang bezig met je brief en ben je blind voor je eigen ‘fouten’. Een extra paar ogen is daarom handig. Bovendien zijn sommige dingen voor jou misschien compleet helder, maar roepen ze bij de lezer toch vragen op.

Laat je brief schrijven door ons!

Tja, beetje flauw, maar de beste tip is natuurlijk: laat TextVast je brief schrijven. Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het schrijven van je (zakelijke) brief? Neem gerust contact met ons op.